SZANOWNI PAŃSTWO!
W związku z trwającym na terenie naszej Gminy projektem dofinansowania zakupu i montażu paneli fotowoltaicznych i kolektorów słonecznych, poniżej zamieszczony został regulamin (plik do pobrania) zgodnie z którym należy dokonać wyboru wykonawcy.
Wyciąg z regulaminu
Rozdział 5. Tryb aplikowania o granty
§ 13. Procedura składania wniosków o udzielenie Grantu zostanie przeprowadzona po podpisaniu przez Grantodawcę umowy o dofinansowanie Projektu grantowego z IZ RPOWP.
§ 14. 1. Procedura aplikowania o Granty składa się z poniższych etapów:
a) Zawarcie umowy między Grantobiorcą i Grantodawcą o powierzeniu Grantu (wzór umowy stanowi załącznik do Regulaminu).
b) Przeprowadzenie badania rynku przez Grantobiorcę – wysłanie/przekazanie min. 3 zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców Inwestycji. Grantobiorca zobowiązany jest przeprowadzić badanie rynku poprzez wysłanie/przekazanie zapytania ofertowego w celu pozyskania porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty rynkowej. Wymagane jest udokumentowanie przeprowadzonej procedury poprzez zgromadzenie i archiwizację stosownej dokumentacji (potwierdzenie wysłania minimum 3 zapytań; pisemne oferty, sporządzone pisemne oświadczenie dotyczące przeprowadzonego rozeznania rynku).
c) Otrzymanie ofert od potencjalnych wykonawców i wybór najkorzystniejszej (wyboru dokonuje Grantobiorca na podstawie najkorzystniejszej oferty pod względem określonych w zapytaniu kryterium).
d) Zawarcie umowy z wykonawcą przez Grantobiorcę.
e) Złożenie wniosku o udzielenie grantu do Grantodawcy. Do wniosku należy obligatoryjnie dołączyć oferty wraz z zapytaniami ofertowymi a także umowę z wykonawcą.
f) Dokonanie przez Grantodawcę oceny przedłożonego wniosku o udzielenie grantu pod względem formalnym.
g) Realizacja Inwestycji przez Grantobiorcę.
h) Zgłoszenie przez Grantobiorcę gotowości Inwestycji do odbioru przez Inspektora nadzoru wskazanego przez Gminę Jaświły.
i) Dokonanie odbioru Inwestycji pod kątem jej prawidłowego montażu oraz spełniania parametrów minimum określonych w Regulaminie.
j) Złożenie przez Grantobiorcę, po zakończonej inwestycji oraz dokonaniu płatności na rzecz Wykonawcy, wniosku o płatność wraz z wymaganymi załącznikami.
k) Otrzymanie przez Grantobiorcę grantu na rachunek bankowy wskazany w umowie o udzielenie grantu niezwłocznie po weryfikacji wniosku o płatność oraz w przypadku uzyskania refundacji projektu grantowych w ramach umowy zawartej pomiędzy Gminą Jaświły a IZ RPOWP.
Rozdział 6. Informacje o trybie wypłacania grantów, w tym zakres wymaganej dokumentacji od Grantobiorcy oraz jej weryfikacja
§ 15. 1. Po zrealizowaniu przez Grantobiorcę inwestycji, odbiorze Inwestycji ze strony Gminy Jaświły oraz opłaceniu faktury/rachunku wystawionej przez Wykonawcę, Grantobiorca składa do Urzędu Gminy Jaświły wniosek o płatność celem rozliczenia inwestycji oraz otrzymania grantu zgodnie z podpisaną umową o powierzenie grantu.
2. Rodzaj dokumentów, jakie Grantobiorca musi przedłożyć, celem rozliczenia umowy o powierzenie grantu:
a) Dowód księgowy – faktury/rachunki potwierdzające zakup i montaż fabrycznie nowych urządzeń składających się na kompletną mikroinstalację OZE - kopia,
b) Dowód zapłaty dowodu księgowego (potwierdzenie przelewu, wyciąg bankowy) - kopia,
c) Kosztorys powykonawczy zatwierdzony przez Grantodawcę. Kosztorys nie jest wymagany jeśli protokół odbioru wskazuje jakie elementy rozliczeniowe zostały wykonane (powinien on zawierać informacje w zakresie wartości oraz ilości wykonania danego elementu rozliczeniowego) - kopia,
d) Protokół poświadczający odbiór robót/usług oraz wystawiony przez instalatora OZE protokół montażu/podłączenia zakupionych urządzeń oraz potwierdzający efekt ekologiczny/audyt porealizacyjny wraz z metodologią obliczeń (na koszt Grnatobiorcy) - kopia,
e) Umowa zawarta pomiędzy Grantobiorcą a wykonawcą wraz z ewentualnymi aneksami - kopia,
f) Zgłoszenie podłączenia do sieci elektroenergetycznej w przypadku instalacji fotowoltaicznej - kopia,
g) Oryginały oświadczeń podpisanych przez Grantobiorcę w zakresie:
- poniesienia wydatków w sposób oszczędny, tzn. niezawyżony w stosunku do średnich cen i stawek rynkowych i spełniający wymogi uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
- braku wystąpienia podwójnego dofinansowania wydatków,
- oświadczenie o nieprowadzeniu działalności gospodarczej,
- oświadczenie o prawie dysponowania nieruchomością,
- oświadczenie Grantobiorcy o niewykluczeniu z możliwości otrzymania dofinansowania, - oświadczenie dotyczące trwałości przedsięwzięcia.
3. Grantodawca przed przekazaniem środków do Grantobiorcy, zweryfikuje przedłożone przez Grantobiorcę dokumenty pod kątem sprawdzenia:
a) czy produkty, które zostaną objęte wsparciem zostały dostarczone Grantobiorcy a usługi i prace budowlane zrealizowane,
b) czy wydatki deklarowane przez Grantobiorcę zostały poniesione,
c) czy spełniają one wymogi stawiane przez obowiązujące przepisy prawa, wymagania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego 2014-2020 i warunki wsparcia.
4. Granty przekazywane są Grantobiorcom w formie refundacji.
5. Grantodawca będzie przekazywał środki finansowe na rachunek bankowy wskazany przez Grantobiorcę w umowie o powierzenie grantu po otrzymaniu refundacji ze strony Urzędu Marszałkowskiego.
6. Nie ma możliwości zmiany przeznaczenia grantu określonego w umowie o powierzenie grantu.
Rozdział 7. Sposób realizacji zamówień przy realizacji inwestycji
§ 16. Grantobiorca zobowiązany jest do wykazania (w stosunku do Grantodawcy), iż dokonane wydatki kwalifikowane zostały przez niego poniesione w sposób oszczędny, tzn. niezawyżony w stosunku do średnich cen i stawek rynkowych i spełniający wymogi uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
§ 17. 1. Grantobiorca zobowiązany jest do bezpośredniego skierowania zapytania ofertowego dotyczącego planowanej do realizacji inwestycji do minimum 3 potencjalnych wykonawców, w celu pozyskania porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty cenowej na rynku.
2. Wymagane jest udokumentowanie przeprowadzonej procedury poprzez zgromadzenie i archiwizację stosownej dokumentacji (potwierdzenie wysłania minimum 3 zapytań; pisemne oferty, sporządzone pisemne oświadczenie dotyczące przeprowadzonego rozeznania rynku).
3. Wyboru najkorzystniejszej oferty dokonuje Grantobiorca na podstawie najkorzystniejszej oferty cenowej.
Rozdział 8. Informacje o wymogach w zakresie zabezpieczenia grantów
§ 18. 1. Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o powierzenie grantu odbędzie się poprzez:
a) Wprowadzenie w umowie o powierzenie grantu zapisów dotyczących zobowiązania Grantobiorcy do zwrotu grantu w przypadku wykorzystania go niezgodnie z celami projektu.
b) Wprowadzenie w umowie o powierzenie grantu zapisów dotyczących obowiązku poddania się monitoringowi i kontroli grantów wg zasad opisanych w rozdziale 10 Regulaminu przez Grantobiorcę.
c) Podpisanie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową przez Grantobiorcę.
Rozdział 9. Zasady dotyczące odzyskiwania grantów w przypadku ich wykorzystania niezgodnie z celami projektu grantowego
§ 19. 1. Zabezpieczeniem grantów stanowi umowa o powierzenie grantu, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
2. Niewywiązywanie się Grantobiorcy z realizacji umowy (a w szczególności wykorzystanie środków niezgodnie z celami projektu), stanowi podstawę do jej rozwiązania w trybie natychmiastowym.
3. Zwrot grantu lub jego części przez Grantobiorcę nastąpi na pisemne wezwanie Grantodawcy, w terminie 14 dni kalendarzowych od jego otrzymania poprzez wpłatę na wskazany przez niego rachunek bankowy wraz z ustawowymi odsetkami.
Rozdział 10. Zasady dotyczące monitorowania i kontroli grantów, w tym w okresie trwałości
§ 20. 1. Grantodawca będzie prowadził monitoring i kontrolę powierzonych grantów.
2. Grantobiorcy umożliwiają pełny i niezakłócony dostęp do wszelkich informacji, rzeczy, materiałów, urządzeń, sprzętów, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowana będzie inwestycja.
3. Grantobiorcy biorący udział w Projekcie będą podlegać kontroli.
4. Planowane są następujące metody monitorowania i kontroli realizacji projektu:
a) kontakty z Grantobiorcami poprzez e-mail, telefon;
b) minimum jedna bezpośrednia wizyta w miejscu montażu mikroinstalacji OZE przed złożeniem wniosku o płatność (odbiór Inwestycji przez inspektora nadzoru). W przypadku bezpośrednich wizyt Grantobiorcy będą informowani telefoniczne lub poprzez e-mail przez Grantodawcę z wyprzedzeniem minimum 1 dnia o terminie monitoringu bądź kontroli. Kontrola odbędzie się nie później niż 30 dni od powzięcia informacji o wykonaniu inwestycji objętej grantem. Efektem wizyty będzie również dokumentacja fotograficzna. Kontrola ma polegać na sprawdzeniu czy zamontowane mikroinstalacje OZE spełniają wymogi określone w regulaminie;
c) kontrola złożonych przez Grantobiorcę dokumentów dotyczących rozliczenia grantu (kontrola dokumentów nastąpi w Urzędzie Gminy Jaświły), w tym zweryfikowanie oryginałów co najmniej następujących dokumentów: faktura/rachunek, potwierdzenie zapłaty za fakturę/rachunek, protokół odbioru robót/dostaw/usług (oraz inne dokumenty potwierdzające wykonanie zadania lub jego części np. karta gwarancyjna, certyfikat). Kontrola ma polegać na sprawdzeniu prawidłowości realizacji Inwestycji oraz prawidłowości przygotowania dokumentacji rozliczeniowej. Kontrola nastąpi nie później niż w ciągu 14 dni od momentu złożenia wniosku o płatność przez Grantobiorcę.
d) niezapowiedziane wizyty monitorujące Grantobiorców, w przypadku domniemania wykorzystania grantu niezgodnie z przeznaczeniem;
e) wizyty monitorujące innych Instytucji niż Urząd Gminy Jaświly, takich jak IZ RPOWP, czy inne podmioty uprawnione do kontroli funduszy UE, na każdym etapie realizacji projektu (w tym trwałości projektu).
7. Z każdej kontroli zostanie opracowany w formie pisemnej dokument podsumowujący czynności kontrolne zawierający co najmniej: informację kiedy kontrola się odbyła, kto ją przeprowadził i jaki był jej wynik.
8. W przypadku zmiany właściciela nieruchomości wszelkie prawa i obowiązki określone w umowie o powierzenie grantu przechodzą na nowego właściciela, w tym również konieczność poddania się czynnościom kontrolnym i monitorującym.
§ 21. 1. Grantobiorca zobowiązuje się do osiągnięcia, w terminie wskazanym w umowie o powierzenie grantu, efektu rzeczowego i ekologicznego.
2. Efektem ekologicznym będzie, w zależności od rodzaju Inwestycji:
a) Szacowany roczny spadek emisji gazów cieplarnianych (tony ekwiwalentu CO2/rok);
b) Liczba wybudowanych jednostek wytwarzania energii elektrycznej z OZE;
c) Dodatkowa zdolność wytwarzania energii elektrycznej/cieplnej ze źródeł odnawialnych;
d) Produkcja energii elektrycznej/cieplnej z nowo wybudowanych mocy wytwórczych instalacji OZE.
3. Grantobiorca zobowiązany jest do pomiaru efektu ekologicznego osiągniętego dzięki realizacji Projektu w zakresie jego mikroinstalacji OZE.
4. Każdy potencjalny Grantobiorca zostanie poinformowany przez Grantodawcę przed podpisaniem umowy o powierzenie grantu, jaki efekt ekologiczny musi osiągnąć na podstawie dokumentów zgłoszeniowych oraz weryfikacji technicznej, o których mowa w niniejszym regulaminie.
5. Każdy rodzaj Inwestycji OZE będzie opomiarowany - wyposażony w liczniki energii elektrycznej lub energii cieplnej.
6. W okresie trwałości Projektu Grantobiorca zobowiązuje się do podawania informacji o aktualnym stanie licznika na wezwanie Grantodawcy lub do umożliwienia przedstawicielowi Grantodawcy dostępu do mikroinstalacji OZE w celu sprawdzenia stanu licznika lub do umożliwienia zdalnego odczytu licznika.
7. Grantobiorca zobowiązany jest do przechowywania oryginałów dokumentów tj. faktura/rachunek, potwierdzenie zapłaty za fakturę/rachunek, protokół odbioru robót/dostaw/usług (oraz inne dokumenty potwierdzające wykonanie zadania lub jego części np. karta gwarancyjna, certyfikat, protokół złomowania/likwidacji przez cały okres trwałości projektu.
Wyciąg z umowy o powierzenie grantu
19. Urządzenia wchodzące w skład instalacji muszą posiadać gwarancję producentów:
a.na wady ukryte modułów fotowoltaicznych min. 10 lat,
b.na uzysk mocy z modułów fotowoltaicznych w ciągu 10 lat minimum 90%,
c.na uzysk mocy z modułów fotowoltaicznych w ciągu 25 lat minimum 80%,
d.gwarancja na pozostałe urządzenia na co najmniej 6 lat od daty odbioru końcowego,
e.posiadać instrukcję obsługi i użytkowania w języku polskim.
20. Instalacja musi posiadać rękojmię wykonawcy instalacji na co najmniej 6 lat od daty odbioru końcowego.
UWAGA:
Przy Wyborze Wykonawców i realizacji zadania należy stosować:
Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020:
Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji:
Zamieszczono przykładowe schematy instalacji.
Zamieszczone wzory umów mają charakter przykładowy. Grantobiorcy mogą zmieniać zapisy umowy, w tym w zakresie częściowej lub zaliczkowej płatności.
